Charges récupérables : la liste officielle expliquée poste par poste

Un bailleur ne peut pas refacturer n'importe quelle dépense à son locataire. Dans le parc privé loué vide, la liste des charges récupérables est fixée de façon limitative par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : tout ce qui n'y figure pas reste à la charge du propriétaire.

Ce que dit la loi. L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 définit les charges récupérables comme des sommes accessoires au loyer principal, exigibles en contrepartie des services rendus, des dépenses d'entretien courant et des menues réparations des parties communes, et de certaines taxes. Il renvoie à un décret la liste précise de ces charges : c'est le décret du 26 août 1987, toujours en vigueur.

Pourquoi une liste limitative change tout

Le principe est simple et souvent méconnu : une dépense qui n'apparaît pas dans la liste du décret ne peut pas être récupérée sur le locataire d'un logement vide du parc privé, même si le bail prévoit le contraire. Une clause qui ferait supporter au locataire des frais non listés serait sans effet.

Cette règle protège le locataire, mais elle sécurise aussi le bailleur : en s'en tenant à la liste, il évite les contestations et les remboursements. Le logement social obéit à une liste comparable, fixée par le décret n° 82-955 du 9 novembre 1982, qui peut être complétée par un accord collectif local.

La liste, poste par poste

Le décret classe les charges récupérables en huit rubriques. Voici ce qu'elles recouvrent concrètement.

Ascenseurs et monte-charges

Sont récupérables l'électricité consommée par l'appareil, son exploitation courante (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue du carnet d'entretien), la fourniture de petits produits et matériels d'entretien (graisses, huiles, lampes de la cabine) et les menues réparations : boutons d'appel, paumelles de portes, ferme-portes des paliers, fusibles.

Ne sont pas récupérables le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur, les travaux de mise aux normes et le remplacement de pièces importantes comme le moteur ou les câbles.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Sont récupérables l'eau froide et chaude consommée par les occupants, l'eau utilisée pour l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs, les produits de traitement de l'eau, l'énergie du chauffage collectif quelle que soit sa nature, l'exploitation des compteurs généraux et individuels, l'entretien des épurateurs de fumée et la réparation des fuites sur joints.

Le remplacement de la chaudière collective ou de canalisations entières reste en revanche à la charge du propriétaire.

Installations individuelles

Pour un chauffage ou une production d'eau chaude individuels, le contrat d'entretien de l'appareil est récupérable, de même que les menues interventions sur la distribution d'eau dans le logement : contrôle des raccordements, réglage du débit et des températures, dépannage, remplacement des joints des chasses d'eau. L'électricité consommée dans le logement est payée directement par le locataire auprès de son fournisseur et n'entre pas dans les charges.

Parties communes intérieures

Sont récupérables l'électricité des parties communes, les produits d'entretien et les sacs nécessaires à l'élimination des déchets, les produits de désinsectisation et de désinfection, l'entretien de la minuterie, des tapis et des vide-ordures, la réparation des appareils d'entretien comme l'aspirateur, et les frais de personnel d'entretien.

Espaces extérieurs

L'entretien courant des voies de circulation, des aires de stationnement, des abords et espaces verts et des équipements de jeux pour enfants est récupérable : tonte, taille, ramassage des feuilles, petits produits, eau d'arrosage.

Hygiène

La désinsectisation, la désinfection et l'élimination des rejets, y compris le fonctionnement des vide-ordures, relèvent des charges récupérables.

Équipements divers

Le décret vise aussi certaines dépenses liées aux équipements de l'immeuble, comme la fourniture de l'énergie de la ventilation mécanique contrôlée commune ou l'abonnement collectif à une antenne de télévision. La liste précise est celle de l'annexe du décret, à consulter sur Légifrance pour chaque poste discuté.

Impositions et redevances

Sont récupérables la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance d'assainissement. La taxe foncière, elle, reste toujours à la charge du propriétaire, même si la taxe d'enlèvement des ordures ménagères figure sur le même avis d'imposition.

Le cas du gardien et de l'employé d'immeuble

La rémunération d'un gardien ou d'un concierge est partiellement récupérable. Le décret prévoit que le bailleur peut en refacturer 75 % lorsque le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, et 40 % lorsqu'il n'assure qu'une seule de ces deux tâches. Pour un employé d'immeuble qui n'est pas gardien, les dépenses correspondant à l'entretien des parties communes et à l'élimination des rejets sont récupérables en totalité. Certaines composantes du salaire, comme les primes liées à des tâches non récupérables, ne doivent pas être intégrées.

Ce que le locataire ne paie jamais

Pour éviter les erreurs les plus courantes, voici les dépenses qui reviennent au propriétaire :

Provisions et régularisation : le mécanisme

Dans un logement vide, les charges se paient le plus souvent par provisions, c'est-à-dire des avances mensuelles de même montant, suivies d'une régularisation au moins une fois par an. Le bailleur fixe les provisions à partir du budget prévisionnel et des dépenses réelles de l'année précédente.

Lors de la régularisation, il compare le total des provisions versées avec les dépenses réellement engagées :

• si les provisions dépassent les dépenses, il rembourse le trop-perçu ;
• si elles sont inférieures, il réclame le complément.

Un mois avant la régularisation, il doit communiquer au locataire le décompte des charges par nature (eau, chauffage, ascenseur, entretien…) et le mode de répartition entre les logements. Pendant les six mois qui suivent l'envoi du décompte, il tient les justificatifs à la disposition du locataire.

En location meublée, le bail peut prévoir soit des provisions avec régularisation, soit un forfait. Le forfait, fixé dans le bail, ne donne lieu à aucun complément ni régularisation, et il ne doit pas être manifestement disproportionné. Dans un bail mobilité, les charges sont toujours payées sous forme de forfait.

Chauffage et eau : les règles de répartition

Le chauffage collectif représente souvent le premier poste de charges, et c'est aussi celui qui suscite le plus de questions. Sa répartition entre les logements suit en principe la clé prévue par le règlement de copropriété ou par le bailleur, souvent la surface ou les tantièmes de chauffage. Lorsque l'immeuble est équipé de dispositifs d'individualisation des frais de chauffage, comme des répartiteurs posés sur les radiateurs ou des compteurs d'énergie, une partie des frais est répartie selon la consommation relevée dans chaque logement. Les modalités de cette répartition sont fixées par un arrêté du 27 août 2012.

Dans un immeuble dont les dispositifs d'individualisation sont télé-relevables, le bailleur doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire. Le locataire peut ainsi suivre sa consommation au fil de l'hiver, sans attendre la régularisation.

Pour l'eau, lorsque le contrat de fourniture n'est pas individualisé, le bailleur transmet une fois par an au locataire la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau communiquées par la commune ou l'intercommunalité, ou par le syndic en copropriété (article 6-3 de la loi de 1989). Ces documents permettent de vérifier le prix du mètre cube refacturé.

Exemple 5. Dans un immeuble de dix logements, la facture annuelle de chauffage collectif s'élève à 18 000 euros. Le règlement prévoit que 30 % des frais sont répartis selon la surface, au titre des frais fixes, et 70 % selon les relevés des répartiteurs. Un appartement qui représente 8 % de la surface totale et 6 % des unités relevées supporte 18 000 × 30 % × 8 % = 432 euros de frais fixes et 18 000 × 70 % × 6 % = 756 euros de frais variables, soit 1 188 euros sur l'année. La clé exacte dépend de chaque immeuble et figure dans le décompte.

Trois exemples chiffrés

Exemple 1 : un trop-perçu. Un locataire verse 90 euros de provisions par mois, soit 1 080 euros sur l'année. Le décompte fait apparaître 960 euros de dépenses récupérables. Le bailleur doit lui rembourser 1 080 − 960 = 120 euros.

Exemple 2 : un complément. Un autre locataire verse 60 euros par mois, soit 720 euros. Les dépenses réelles atteignent 870 euros, notamment en raison d'un hiver froid et d'un chauffage collectif. Le bailleur peut réclamer 150 euros, à condition de fournir le décompte détaillé. Il a aussi intérêt à ajuster la provision mensuelle pour l'année suivante, par exemple à 72,50 euros.

Exemple 3 : une ligne à retirer. Un décompte de copropriété de 1 400 euros pour le lot comprend 310 euros d'honoraires de syndic et 95 euros d'assurance de l'immeuble. Ces 405 euros ne sont pas récupérables. La part refacturable au locataire ne peut dépasser 1 400 − 405 = 995 euros, avant même l'examen des autres postes.

Régularisation tardive : ce que chacun peut réclamer

Le bailleur peut réclamer des charges dues pendant trois ans (article 7-1 de la loi de 1989). Le même délai vaut pour le locataire qui a trop payé et veut être remboursé. Une régularisation tardive reste possible, que le retard vienne d'un oubli ou d'une négligence. Le juge peut toutefois refuser un rappel jugé déloyal et brutal, par exemple lorsque le locataire avait demandé la régularisation sans obtenir de réponse.

Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois (article 23 de la loi de 1989). Il en fait la demande par lettre recommandée avec avis de réception.

Exemple 4. Un bailleur adresse en mai 2026 un rappel de 1 140 euros portant sur les charges de 2024. La régularisation n'ayant pas été faite avant le 31 décembre 2025, le locataire peut demander à payer 1 140 / 12 = 95 euros par mois pendant un an.

Colocation et logement meublé

En colocation, le bail peut prévoir que les charges sont payées par provisions avec régularisation, ou sous forme de forfait (article 8-1 de la loi de 1989). Le forfait est alors fixé d'avance et ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des dépenses de l'année précédente.

Trois cas concrets

Le ravalement refacturé. Hélène reçoit une régularisation qui inclut sa quote-part du ravalement de façade voté en assemblée générale. Elle demande le décompte détaillé, constate la ligne et la conteste : le ravalement est une grosse réparation, non récupérable. Son bailleur retire la somme.

Le gardien facturé à 100 %. Dans l'immeuble de Moussa, le gardien sort les poubelles mais un prestataire extérieur nettoie les parties communes. Le bailleur refacture l'intégralité du salaire. Le gardien n'assurant qu'une des deux tâches, seuls 40 % de sa rémunération sont récupérables.

Le bailleur qui n'envoie jamais rien. Depuis trois ans, Paul paie 110 euros de provisions sans jamais recevoir de régularisation. Il peut demander par écrit le décompte des trois dernières années. Si les dépenses réelles étaient inférieures, il récupère le trop-versé ; s'il n'obtient aucune réponse, il peut saisir la commission départementale de conciliation.

Comment contester une régularisation

1. Demander les justificatifs. Le locataire peut consulter les factures, le décompte de copropriété et la clé de répartition dans les six mois qui suivent l'envoi du décompte.
2. Vérifier poste par poste. Chaque ligne doit correspondre à une rubrique du décret. Les montants doivent être répartis selon la quote-part du logement.
3. Écrire au bailleur. Une lettre recommandée identifie les lignes contestées et demande leur retrait ou le remboursement.
4. Saisir la commission départementale de conciliation. Gratuite, elle est compétente pour les litiges de charges. Pour un litige de moins de 5 000 euros, une tentative de règlement amiable est un préalable obligatoire avant le juge (article 750-1 du Code de procédure civile).
5. Saisir le juge des contentieux de la protection si la conciliation échoue.

Modèle de lettre de demande de justificatifs

Madame, Monsieur,

J'ai bien reçu le décompte de régularisation des charges de l'année [année] pour le logement situé [adresse], faisant apparaître un solde de [montant] euros.

Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, je vous demande de bien vouloir me communiquer les pièces justificatives correspondantes, notamment les factures, le décompte de copropriété et la clé de répartition appliquée à mon logement.

Je vous signale dès à présent que les postes suivants ne me paraissent pas figurer dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 : [postes]. Je vous remercie de bien vouloir les retirer du décompte.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Vérifier une régularisation avec Transpareo

L'outil Charges et régularisation de Transpareo compare provisions et dépenses, signale les postes qui ne figurent pas dans la liste du décret et calcule le solde. Il fonctionne sans compte.

Ce que peut faire le bailleur

Pour éviter les litiges, il fixe des provisions réalistes, envoie la régularisation chaque année avec le décompte détaillé, retire d'emblée les postes non récupérables du décompte de copropriété et conserve les factures. Une régularisation régulière évite aussi les rappels importants, que le locataire peut étaler sur douze mois.

Questions fréquentes

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères est-elle récupérable ? Oui. Elle figure sur l'avis de taxe foncière, mais elle est récupérable, contrairement à la taxe foncière elle-même.

Le bailleur peut-il facturer des frais de gestion ou d'envoi ? Non, ces frais ne figurent pas dans la liste du décret.

Le contrat d'entretien de la chaudière individuelle est-il à la charge du locataire ? Oui, l'entretien courant des installations individuelles de chauffage et d'eau chaude est récupérable.

Combien de temps le bailleur a-t-il pour régulariser ? Il peut réclamer les charges dues pendant trois ans, mais le locataire peut demander un étalement sur douze mois si la régularisation est tardive.

Les charges d'un meublé suivent-elles la même liste ? Lorsque le bail prévoit des provisions, oui. Lorsqu'il prévoit un forfait, aucune régularisation n'a lieu.

Le bailleur peut-il augmenter la provision en cours d'année ? Il peut l'ajuster, en principe lors de la régularisation, en se fondant sur les dépenses réelles de l'année écoulée et le budget prévisionnel. Une hausse doit pouvoir être justifiée par ces éléments.

Le locataire peut-il retenir les provisions en cas de désaccord ? Non. Il doit continuer à payer les provisions prévues au bail et contester par écrit, puis devant la commission de conciliation.

Sources

• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables, Légifrance, https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000874987, consulté le 12 octobre 2026.
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 6-3, 7-1, 8-1, 23 et 25-10, Légifrance, https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000509310, consulté le 12 octobre 2026.
• « Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) », Service-public.fr, fiche F947 vérifiée le 15 avril 2025, https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F947, consulté le 12 octobre 2026.
• Décret n° 82-955 du 9 novembre 1982 (logement social), Légifrance, consulté le 12 octobre 2026.
• Arrêté du 27 août 2012 relatif à la répartition des frais de chauffage, Légifrance, consulté le 12 octobre 2026.
• Code de procédure civile, article 750-1, Légifrance, consulté le 12 octobre 2026.