Régularisation des charges : délais, justificatifs et contestation

Chaque mois, la plupart des locataires versent avec leur loyer une provision pour charges. Une fois par an, le bailleur compare ces provisions aux dépenses réellement engagées : c'est la régularisation. Selon le résultat, le locataire reçoit un remboursement ou doit un complément, parfois de plusieurs centaines d'euros.

Cette étape est strictement encadrée par la loi. Le bailleur doit fournir un décompte détaillé, tenir les factures à disposition et respecter des délais. Le locataire dispose de moyens concrets pour vérifier et contester. Cette fiche détaille la procédure ; notre article sur la liste officielle des charges récupérables explique, poste par poste, ce qui peut être refacturé.

Ce que dit la loi. L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que les charges locatives payées par provisions font l'objet d'une régularisation annuelle. Un mois avant cette régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Durant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.

Provisions et forfait : deux régimes différents

Dans un logement loué vide, les charges sont en principe payées par provisions, avec une régularisation annuelle. Le forfait de charges, fixé une fois pour toutes et non régularisable, n'est possible que dans certains cas, notamment la colocation et la location meublée. Dans ces cas, le forfait ne donne pas lieu à régularisation, mais il ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté.

Cette fiche concerne le régime des provisions, de loin le plus courant.

Comment le montant des provisions est-il fixé

L'article 23 précise que les demandes de provisions sont justifiées par la communication des résultats arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel. Le bailleur ne peut donc pas fixer la provision au hasard. Une provision sous-évaluée à l'entrée, pour rendre le logement plus attractif, se traduit par une régularisation élevée l'année suivante.

Le calendrier de la régularisation

La loi impose une régularisation annuelle, sans fixer de date. En copropriété, le bailleur attend en général l'approbation des comptes par l'assemblée générale, ce qui place souvent la régularisation au printemps ou à l'été de l'année suivante.

Le décompte, un mois avant

Un mois avant de régulariser, le bailleur adresse au locataire :

• le décompte par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, etc. ;
• dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires, par exemple les tantièmes de charges de copropriété ;
• le cas échéant, une note d'information sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs et sur la consommation individuelle du logement.

Depuis le 1er septembre 2015, le bailleur doit aussi transmettre, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.

Les justificatifs, pendant six mois

Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire les pièces justificatives : factures, contrats d'entretien, relevés de consommation, avis de taxe foncière pour la part de taxe d'enlèvement des ordures ménagères. En copropriété, il s'agit du relevé de charges du syndic et, si le locataire le demande, des factures sous-jacentes.

« Tenues à la disposition » signifie que le locataire doit pouvoir les consulter dans des conditions normales. Une simple attestation du bailleur ou un montant global ne suffisent pas.

Les délais pour réclamer

Trois ans de prescription

Selon l'article 7-1 de la loi de 1989, issu de la loi ALUR du 24 mars 2014, toutes les actions dérivant d'un contrat de bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Pour les charges, le bailleur peut donc réclamer un rappel portant sur les trois dernières années. Le locataire dispose du même délai pour demander le remboursement de charges indûment payées.

Le paiement par douzième en cas de régularisation tardive

Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger de payer le complément par douzième, c'est-à-dire en douze mensualités. Pour les charges de 2025, une régularisation adressée après le 31 décembre 2026 ouvre donc ce droit.

Service-public recommande d'en faire la demande par lettre recommandée avec avis de réception.

Vérifier un décompte : la méthode

Premier contrôle : la liste. Chaque poste doit figurer dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Les honoraires du syndic, les frais de gestion de l'agence, l'assurance de l'immeuble ou les grosses réparations n'y figurent pas.

Deuxième contrôle : la répartition. La part du logement doit correspondre à la clé de répartition annoncée. En copropriété, le relevé du syndic distingue en principe les charges récupérables des autres.

Troisième contrôle : les provisions. Le total des provisions versées doit correspondre à ce que vous avez réellement payé sur la période. Comparez avec vos relevés bancaires ou vos quittances.

Quatrième contrôle : les postes spécifiques. Pour le gardien, seule une partie de sa rémunération est récupérable, selon les tâches qu'il effectue. Pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, le montant figure sur l'avis de taxe foncière du bailleur.

Notre outil régularisation des charges permet de comparer provisions et dépenses réelles et de repérer les écarts.

Exemple chiffré

Un locataire a versé 120 euros de provisions par mois en 2025, soit 1 440 euros. En juin 2026, le bailleur lui adresse un décompte de 1 620 euros de charges récupérables. Le solde dû est de 180 euros.

À la lecture des justificatifs, le locataire constate que le décompte inclut 95 euros d'honoraires de syndic, qui ne figurent pas dans la liste du décret de 1987. Le montant récupérable est donc de 1 525 euros, et le solde dû de 85 euros.

Si ce même décompte avait été adressé en février 2027, le locataire aurait pu demander à payer le solde en douze mensualités.

Contester un décompte

La contestation commence par un courrier, de préférence recommandé avec avis de réception, qui demande la communication des pièces justificatives et identifie les postes contestés.

Modèle de courrier. « Madame, Monsieur, j'ai bien reçu le décompte de régularisation des charges de l'année [année] pour le logement situé [adresse]. En application de l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous demande de me permettre de consulter les pièces justificatives de ce décompte. Je conteste par ailleurs le poste [intitulé] d'un montant de [montant], qui ne figure pas dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987. Je vous remercie de rectifier le décompte en conséquence. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Faute d'accord, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation, compétente pour les litiges relatifs aux charges locatives. En dernier recours, le juge des contentieux de la protection tranche.

Pendant la contestation, le locataire doit continuer à payer son loyer et ses provisions. Seul le complément contesté peut être discuté.

Les erreurs les plus fréquentes

Payer le complément sans demander les justificatifs. Le droit de consultation existe pendant six mois ; il est rarement exercé.

Croire qu'un bailleur ne peut plus rien réclamer après un an. Le délai de prescription est de trois ans. En revanche, une régularisation tardive ouvre le paiement par douzième.

Confondre charges de copropriété et charges récupérables. Le relevé du syndic contient des dépenses non récupérables sur le locataire.

Arrêter de payer les provisions pendant le litige. Le défaut de paiement des charges peut fonder une procédure pour impayés.

Questions fréquentes

Le bailleur peut-il régulariser plusieurs années d'un coup ? Oui, dans la limite de la prescription de trois ans. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivante, le locataire peut demander à payer par douzième.

Le locataire parti du logement peut-il recevoir une régularisation ? Oui. Le bailleur peut d'ailleurs conserver, en copropriété, une provision d'au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, en application de l'article 22 de la loi de 1989.

Peut-on obtenir les justificatifs par courriel ? Le récapitulatif des charges doit être transmis par voie dématérialisée ou postale à la demande du locataire. Les factures elles-mêmes doivent être tenues à disposition ; beaucoup de bailleurs les envoient aussi par courriel.

Que faire si la provision est manifestement trop élevée ? Demandez au bailleur de l'ajuster sur la base de la dernière régularisation. Il doit justifier le montant demandé par les résultats antérieurs ou le budget prévisionnel.

Sources

• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 7-1, 22 et 23, Légifrance, consulté le 12 octobre 2026.
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables, Légifrance, consulté le 12 octobre 2026.
• Service-public, « Charges à payer par le locataire » (F947), consulté le 12 octobre 2026.
• Assemblée nationale, réponse ministérielle à la question écrite n° 66010 (XIVe législature) sur la prescription des charges, consulté le 12 octobre 2026.